Den offentliga förvaltningen håller på att administrera ihjäl sig. Många lägger hälften av sin tid på dokumentation istället för att ägna sig åt sitt arbete inom kärnverksamheten. Anders Ivarsson Westerberg, aktuell med boken »Administrationssamhället«, ser ingen ljusning i sikte.

Anders Ivarsson Westerberg, foto Eleonor Björkman

Under senare år har läkare flera gånger höjt rösten i protest mot den administrativa bördan som tar alltmer tid i anspråk. Läkare lägger halva arbetsveckan på att uppdatera patientjournalerna och att fippla runt mellan ett tjugotal olika IT-system. Även lärare ägnar bara hälften av tiden åt sitt egentliga uppdrag, själva undervisningen. Resten äts upp av administrativa sysslor. Lärare och läkare är emellertid långt ifrån de enda yrkesgrupperna vars timmar försvinner i dokumentation och uppföljningar.

– Fenomenet är detsamma inom polisen, socialtjänsten, arbetsförmedlingen, försäkringskassan och domstolarna – det har bara inte uppmärksammats ännu. Kärnverksamheten har på många håll blivit sekundär, konstaterar Anders Ivarsson Westerberg, lektor och docent vid institutionen för samhällsvetenskaper på Södertörns högskola.

Långsiktig ökning

Tillsammans med forskarkollegan Anders Forssell vid Uppsala universitet är han aktuell med boken Administrationssamhället som bygger på en kartläggning av svenska och internationella studier om administrationen inom sjukvården, skolan och polisen. Kartläggningen kompletteras med kvalitativa intervjustudier.

– Administrationen leder till ineffektivitet i organisationen. Den tar tid från de egentliga uppgifterna och blir förmodligen både sämre och långsammare utförd, än om administratörer hade gjort den, säger Anders Ivarsson Westerberg.

De senaste tjugo åren har de administrativa uppgifterna ökat kraftigt. Under samma period har sekreteraryrket i princip fasats ut. Även andra typer av renodlade administratörsroller har blivit allt färre. En av orsakerna till utvecklingen är de managementreformer som genomfördes inom offentlig sektor på 1990-talet.

Administrationen leder till ineffektivitet i organisationen.

– Syftet var att göra verksamheten mer effektiv, men alla typer av styrmodeller leder till fler redovisningar och kontroller. Tyvärr tar man aldrig med administrationen i beräkningarna när man vill skapa bättre organisationer.

Internationell utveckling

De nya IT-systemen som innebär en ocean av möjligheter att samordna, dokumentera, registrera och följa upp bär också en del av ansvaret. På vilket sätt alla rapporter och uppföljningar bidrar till verksamheten, finns det knappt någon forskning om.

– Det är svårt att koppla administrationen till ett förbättringsarbete eller till underlag
för nya målsättningar. Mycket tyder på att den skapas för sin egen skull och hamnar i pärmar i någon bokhylla.

Sverige är dock inte ensamt om en administrationstyngd offentlig sektor. Internationella studier, bland annat från Tyskland, visar att vissa läkare ägnar så lite som 25 procent av arbetstiden åt patienterna. Anders Ivarsson Westerberg ser inte någon ljusning i sikte, men han menar samtidigt att situationen är ekonomiskt ohållbar i längden.

– Jag tror att man på allvar måste fundera igenom administrationen som fenomen. Innan man inför nya styrsystem, behöver man hejda sig och göra en grundlig genomgång av vilka konsekvenser de för med sig. Vi kanske inte heller borde styra professionella yrkesgrupper så hårt som vi gör i dag inom den offentliga sektorn.

Med boken hoppas han kunna lägga grunden till en diskussion om läget.

Text: Linnea Bolter