I Prisma kan du följa och hantera dina pågående bidrag genom olika typer av förfrågningar. Till exempel kan du göra förfrågningar om att förlänga din dispositionstid, byta projektledare och medelsförvaltare, avsluta projektet i förtid eller byta hemvist.

I bidragssammanfattningen i Prisma har du möjlighet att skicka in förfrågningar om ändringar som rör ditt beviljade bidrag. Här beskrivs vad som gäller för Fortes hantering. Hur man skickar in en förfrågan via Prisma kan du läsa om i Prismas användarstöd (prismasupport.research.se).

Generellt om förfrågningar

Organisationsbidrag

Endast den som har fått roll som organisationskontoansvarig eller ansökningsansvarig i medelsförvaltarens organisationskonto i Prisma kan starta och skicka in förfrågningar för beviljade organisationsbidrag.

Återta förfrågan

Du kan återta en förfrågan i Prisma fram tills medelsförvaltaren signerat den, därefter försvinner alternativet ”Återta” i rullgardinsmenyn för förfrågan.

Status på förfrågan

Endast en förfrågan åt gången kan hanteras. Du kan se var i processen din förfrågan befinner sig i kolumnen Status.

Olika typer av förfrågningar

Förlängning av dispositionstid

Du som har ett pågående bidrag från Forte ska genomföra ditt projekt inom den tidsram som anges i det beslut eller godkännande av villkor du fått från Forte. Om inget annat framgår av villkoren kan du använda ditt bidrag upp till ett år efter att den beslutade bidragsperioden är slut. Det finns dock omständigheter då förlängning av dispositionstiden är möjlig.

Forte kan endast godkänna en förlängning av dispositionstiden om föräldraledighet alternativt omständigheter utom din kontroll har hindrat dig från att utföra din forskning och därmed försvårat genomförandet av projektet. I första hand gäller det föräldraledighet eller en längre tids sjukdom hos dig som projektledare. Frånvaron kan även gälla andra viktiga projektdeltagare som är avgörande för genomförandet av forskningsprojektet.

Din förfrågan om förlängning måste skickas under det sista dispositionsåret och senast två månader före sista dispositionsdatum. Om datum inte har förlängts i ett tidigare skede hittar du dispositionsdatumet i dokumentet Godkännande av villkor.

Byte av medelsförvaltare

Du kan ansöka om att byta medelsförvaltare för ditt projekt. Byte kan ske i följande fall:

  • Huvudsökande byter arbetsplats (organisation)
  • En betydande del av projektet bedrivs vid annan organisation
  • Annat skäl enligt motivering i förfrågan.

Förfrågan måste signeras både av nuvarande medelsförvaltare och ny tilltänkt medelsförvaltare. Den nya tilltänkta medelsförvaltaren måste vara godkänd som medelsförvaltare hos Forte samt ha ett organisationskonto i Prisma. Kriterier för medelsförvaltare »

När förfrågan kommit in beslutar Forte om att bevilja alternativt avslå förfrågan. Från beviljat/beslutat bytesdatum kommer alla utbetalningar tillfälligt att stoppas.

Om medel redan har hunnit betalas ut för bidraget måste den tidigare medelsförvaltaren först slutredovisa sin del ekonomiskt via Prisma och återbetala eventuella oförbrukade medel till Forte. Organisationen måste göra detta senast en månad efter beslutat bytesdatum.

När den ekonomiska redovisningen och eventuella återbetalningar genomförts fattar Forte beslut om ”överföring av medel”. Det innebär att vi kan upprätta ett nytt godkännande av villkor för signering av ny medelsförvaltare och projektledare. Därefter kan fortsatta planerade och/eller återbetalade medel från tidigare medelsförvaltare börja utbetalas.

Byte av projektledare

Du kan ansöka om att byta projektledare för ditt projekt. Byte kan ske i följande fall:

  • Projektledaren byter arbete/flyttar
  • Projektledaren går i pension
  • Annat skäl enligt motivering i förfrågan.

Den nya tilltänkta projektledaren måste ha ett konto i Prisma samt ha behörig kompetens (doktorsexamen). Dessutom krävs att den nya tilltänkta projektledaren inte redan har beviljade medel inom samma utlysning.

När ni gjort en förfrågan om byte av projektledare ska den nya tilltänkta projektledaren sammanställa sina CV- och publikationsuppgifter i en pdf-fil. Denna skickas till forte@forte.se i samband med att förfrågan skickas in. Ange ärende- och diarienummer. Standardbegränsningar för CV-uppgifter och publikationer »

Signering av förfrågan krävs i Prisma av både den nya tilltänkta projektledaren och medelsförvaltaren.

Om den tidigare projektledaren av något skäl inte själv kan skicka in förfrågan kan Forte initiera bytet i samförstånd med medelsförvaltaren via mejl (forte@forte.se).

Byte av projektledare och medelsförvaltare

Använd denna typ av förfrågan när du vill byta både projektledare och medelsförvaltare. Förfrågan måste signeras i Prisma av båda medelsförvaltarna samt den nya tilltänkta projektledaren.

Läs mer under respektive avsnitt.

Byte av hemvist

”Hemvist” är det samma som institution/enhet hos nuvarande organisation/medelsförvaltare. Detta hanteras inom organisationen i medelsförvaltarens organisationskonto i Prisma utan Fortes inblandning. När ett byte har skett visas det internt hos Forte, men vi får inget meddelande om det.

Avsluta bidrag i förtid

Om du av någon anledning inte kan fullfölja det projekt du fått bidrag för kan du ansöka om att avsluta till bidrag i förtid. Det kan också hända att projektet blivit klart i mycket tidigt skede. I vissa fall kan du också behöva avsluta bidraget i förtid om du nyligen har beviljats bidrag, men vill avböja det (tacka nej). Det gäller ifall både projektledare och medelsförvaltare har hunnit signera godkännande av villkor. Annars väljer ni ”Avböja bidrag” i samband med signering av godkännande av villkor.

Om du vill avsluta bidraget efter projekttidens slut, men inom dispositionstiden, kan det vara bättre att begära att formulär för slutrapportering öppnas tidigare. Kontakta då Forte via mejl (forte@forte.se).

Förfrågan om att avsluta bidraget i förtid signeras inte av medelsförvaltaren, men de får meddelande om att förfrågan har skickats. När förfrågan inkommer måste Forte först fatta beslut om att bevilja förfrågan. Därefter har du en månad på dig att inkomma med ekonomisk och vetenskaplig slutredovisning, och att återbetala eventuellt oförbrukade medel. Efter det kan bidragsärendet avslutas av Forte.

Om projektledaren av något skäl inte själv kan skicka in förfrågan kan Forte avsluta bidragsärendet i samförstånd med medelsförvaltaren via mejl (forte@forte.se).